新研究发现，大学在数据获取方面面临重大挑战，而且在利用数据解决问题并为战略规划提供信息方面严重落后于私营部门与政府实体。
大学充斥着数据。不管是有关师生、职工信息的行政数据，还是教师学术活动中积累的研究数据，甚至是在日常运作过程中从校园网、监控和传感器中远程收集的功能性数据——所有数据都是宝贵的资源。
但是，去年12月23日，发表在《科学》杂志上的一项新研究发现，大学在数据获取方面面临重大挑战，而且在利用数据解决问题并为战略规划提供信息方面严重落后于私营部门与政府实体。
数据丰富还是数据贫乏？
加州大学洛杉矶分校教育与信息研究学院的杰出研究教授、该研究的作者之一克里斯汀·博格曼表示：“这项研究显示，大学既是数据丰富的，又是数据贫乏的，有时甚至存在故意忽略的数据盲区。”大学挣扎于捕捉和利用数据资源的真正价值，更有甚者不愿意发起必要的对话以建立数据治理的共识。
这项研究由麻省理工大学出版社社长兼出版人艾米·布兰德共同撰写，涉及对教务长、副教务长、大学图书馆员和其他从事数据治理的大学管理者的十几次访谈。研究人员发现，尽管大学已经采取了零星举措来整合系统并减少学术数据管理的冗余，但大多数大学仍然缺乏必要的协调和专业知识。
许多受访者表示，由于缺乏记录数据库(databases of record)，即集中的数据存储库和协调的信息管理战略以及受过数据科学技能培训的行政人员，他们感到举步维艰、阻力重重。
而几乎所有受访者都表示，他们希望能更好地整合校内各部门、各学院间的数据，并贯通其他外在的数据系统，使数据更好地发挥作用。例如，为了让大学图书馆更好地服务于学生和教师，图书馆可能需要从校内系统中收集课程信息，并使用或合并外部数据，如出版商、公共或私营部门所拥有的数据。
学校领导表示，如果其拥有关于教师研究、学生意见、研究经费、高等教育政策趋势和其他大学情报等更全面的数据，他们就能在招聘教师和课程内容方面做出更好的战略决策。但是，由于数据管理方法的落后或大学内部各单位、部门以及不同学校之间的摩擦，有助于指导决策的数据往往无法获取。即使能够取得，这些数据也可能因工作人员缺乏专业知识而被浪费。
同时，该研究还认为，大学在设立首席数据官等高级职位以协调数据质量、战略治理和隐私事务方面比其他经济实体更为缓慢。
作者写道：“以数据为基础的决策提供了提升治理透明度的机会，有助于促进教师、学生和员工间的公平和公正，也有利于资金的节省。我们鼓励高校领导接受更加客观和透明的数据信息决策模式。”
通过数据优化学生体验
此外，国外高等教育机构还面临着前所未有的挑战。新冠疫情后，美国本科生入学人数下降100余万，而近年来较低的出生率也将导致大学在2020年代末出现“招生悬崖”。
而解决这些棘手问题都需要相同的东西：更好的信息。
“人类通过寻求信息来管理不确定性”，亚马逊网络服务的执行教育顾问马克·汉普顿表示，“高等教育领导者正尝试通过数据来应对这些挑战。这是一个非常不确定的时代，而解决这个问题的最好方法就是尽可能收集真正优质的信息。”
特别地，更好的数据可以帮助高校优化学生体验。随着挑战的增加，这一方面也变得愈发重要。
汉普顿说：“大学应该更好地了解学生需求并满足他们，因此我们需要整合现有信息以了解学生的需求，而之前被我们忽略的信息也可能起到关键作用。”
数据窘境
当下，高等教育机构早已被数据淹没。汉普顿表示，“作为系统现代化浪潮的一部分，许多高校在20世纪90年代末创建了大量的数据仓库。那是向前的重要一步。但现在，高等教育机构必须更新和改造它们管理数据的方式，并将数据转化为行动。”
他表示：“这些传统的数据架构对制作年度报告和满足合规性要求很有帮助，如果我们认真对待的话，它们可以反应出一段时间内的趋势。但桑田沧海、世事更迭，它们已然无法满足现在的需求。”
“虽然跟踪长期趋势十分重要，但今天的环境变化更迅速也更激烈，”汉普顿表示，“为了及时了解和回应学生的需求，高校需要减少对‘官方记录’(official record)的关注，而应更多关心‘微交易’(microtransactions)，即学生在校园内一天中发生的微小互动。”
例如，门禁系统的数据可以产生大量信息。在疫情期间，这些信息被用来监测空间利用率和追踪行迹，以确定学生是否在校园里，是否在上课、使用图书馆或其他设施。同样，其他接触点信息——包括学生连接到校园网，登录学习管理系统，或与教师在线交流的信息——都可以带来新的洞察与启发。
汉普顿说：“对大多数人来说，这是被抛弃的数据。但它在帮助高校了解和改善学生体验方面非常有用。”
将信息转化为洞察
汇总曾经被认为不重要的数据可以让我们产生关于基础设施和学生参与的新洞察，并使我们得以回答下述问题：
一个学生每周上一次或三次课，哪种方式会使其表现更好？
学生是否有充足的、帮助他们获得成功的信息？
是什么原因导致一些学生进步缓慢？
了解这些问题的答案可以帮助高校更好地满足学生需求。例如，蕴含“因人们日常移动而产生的大量信息”的“微交易”，可以确定哪些学生需要额外的支持，如果有学生的上课出勤率突然变化，可能表明其需要更多帮助。
一些隐私倡导者可能会对收集和使用这种细颗粒度的数据表示担忧，但正如汉普顿所言，营利性公司为管理客户体验早已开始收集这类数据。“我们必须开始考虑这些数据，以补充正式系统中无法体现的信息。”
“当然，”他补充道，“必须尽一切努力确保学生数据以安全的方式被收集、存储和分析。”
此外，数据不仅仅是改善学生体验的关键，它也是跟踪和改善组织效率的宝贵指标。例如，处理一张发票或奖学金申请需要多长时间？与学生数据一样，高校的目标是识别业务流程中的突然变化，这些变化可能预示着更大的问题，意味着需要对人员配置或流程本身进行调整。
“我们的流程决定了我们的结果，我们可以在关注流程方面做得更好”，汉普顿表示，“好的方面是，这些数据是存在的。只是它们不适合放在那个可能是20年前设计的传统数据仓库里。”
如何行动？
从小处着手
一次解决一个挑战，为更全面的数据现代化治理奠定基础。汉普顿说：“领导们都在寻找规模更大的解决方案。但是，如果你能解决一个问题，然后扩展到解决其他问题，你就会发现自己正走在一个数据解决方案的道路上，而这一方案将解决高校面临的宏观性挑战。”
补充现有系统，而非取代它们
数据仓库仍是宝贵的资产，但高校需要新的技术和方法来适应新类型的数据。汉普顿说：“与其考虑替换所有这些东西，不如考虑在将其纳入一个更大的结构。例如，创建一个数据池(data lake)以允许学校既能利用现有的结构化数据，也能涵盖新类型的数据信息。”
真正价值是数据背后的信息
高校应该投资于帮助它们收集、摄取和分析数据的技术。分析结果可以产生实时洞察，并帮助预测未来趋势。数据仪表盘和数据可视化可以帮助领导者做出更好的决策。
考虑隐私问题并确保安全
高校需要遵循现有的法律法规，并且它们也必须认识到，学生的期望已然改变。汉普顿说：“现在的学生成长于互联网时代，他们一般都知道并期望自己的数据被记录下来。我们有义务以对学生有益的方式使用数据，如果我们知道有学生遇到了麻烦，并及时进行了相关干预，我们就证明了这种信息使用是合理的。”
最后，做出这些改变也需要思维方式的转变。“这有关于如何更有机地使用数据，而非每年一次的数据归档与分析，”汉普顿表示，“我们不应该仅把数据看作一种资产，而应去真正思考如何借助信息帮助学生成长。这是未来发展的真正潜力所在。”
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